Arbejde hjemmefra

1.

Sørg for, at det kommer oppefra. Omstillingen til at arbejde hjemmefra fører en lang række ændringer med sig, og det er vigtigt, at der er fuld opbakning blandt medarbejderne, og at både topchefen og alle på ledelsesniveau støtter op om udviklingen. Sørg for, at alle mellemledere er uddannet og klar til omstillingen og går foran med et godt eksempel.

2.

Giv teamet adgang til et digitalt og fuldt virtuelt arbejdsområde. Stil produktivitets-, møde- og samarbejdsapplikationer til rådighed for dine it-teams. Når der er etableret en cloudstruktur og et tæt overvåget netværk, er det vigtigt at sørge for, at teams kan få adgang til delte filer og lagerområder samt tilgå værktøjer til styring af arbejdsgange og forskellige kommunikationsplatforme.

3.

Lad teknologien hjælpe dig Ud over software og forskellige digitale platforme skal du sørge for, at dine medarbejdere har adgang til professionelt lyd- og videoudstyr, så de kan komme i kontakt med deres kolleger, samt til andet hardware, der gør det muligt at kommunikere effektivt hjemmefra.

4.

Indfør en ny "video first"-kultur. Det kan være grænseoverskridende at skulle sende video fra hjemmekontoret, og det kan være vanskeligt at finde nogen, der tør gå forrest. Video er med til at skabe tillid og kan løfte kommunikationen, så mødetiden kan forkortes, og mulighederne for at sløre baggrunden eller foretage andre brugertilpasninger kan give medarbejderne den fornødne tryghed, hvor de selv kan styre, om hunden, børnene og husets inventar i øvrigt skal med i billedet.

5.

Gør implicitte oplysninger til explicit viden ved hjælp af virtuelle teams. Mange af de oplysninger, der danner grundlaget for, at det daglige arbejde kan udføres gnidningsløst og uden problemer, er ofte uudtalte eller implicitte og læres kun ved at have sin daglige gang i kontormiljøet. Det er en god ide at udarbejde en guide til alle disse uudtalte sociale normer, så alle medarbejdere har samme forudsætninger.

• Formuler tydelige og resultatdrevne forventninger til performancemål for hjemmearbejdende medarbejdere sammen med HR-afdelingen.
• Udarbejd klare retningslinjer for og forventninger til adfærdsnormer, det kan vedrøre arbejdsformer eller arbejdstid, og anvend dem som benchmark, som medarbejderne kan arbejde ud fra og blive målt op imod.

1.

Gå altid forrest med et godt eksempel, og sørg for, at der er mulighed for at give feedback, så gode ideer kan blive til reelle forbedringer. Du kan forme adfærdsmønstre, skabe gode vaner og få teamet til at føle sig godt tilpas i disse usikre tider.

2.

Sørg for at få individuelle tilbagemeldinger fra teamet, og find ud af, hvordan de klarer omstillingen. Sæt dig ind i de udfordringer, hver enkelt medarbejder står over for i tilpasningsprocessen, og tag højde for deres personlige forhold, når du vurderer deres performance og resultater.

3.

Sæt 10-15 minutter af til et kort videomøde hver morgen med hver enkelt hjemmearbejdende medarbejder. Hvis du er leder for et team med mange medarbejdere, kan du i stedet afholde et 20-minutters ståmøde med hele teamet. Det er ikke alene godt for den daglige kommunikation, men virker også som et startflag, der får teamet i arbejdsmode.

4.

Sæt rammerne for kommunikationsadfærd i teamet for at sikre indbyrdes tillid og følelsen af fælles fodslag og samtidig fjerne uønsket gruppedynamik. Virksomheden har stillet værktøjerne til rådighed, men det er lederen, der skal stå i spidsen for at etablere best practices og foretage forventningsafstemning.

5.

Undgå detaljestyring, og fokuser i stedet på at overvåge og administrere resultaterne. Onlinetid er ikke en indikator for produktivitet, og du bliver nødt til at stole på, at teamet forvalter deres tid effektivt, så de kan nå de mål, du har opstillet.

6.

Sørg for, at alle hjemmearbejdende medarbejdere har adgang til filer og mapper, der er delt med teamet, og at alle arbejdsdokumenter altid er opdateret. Når du deler links til cloudbaserede filer, kan du være sikker på, at alle arbejder med den nyeste version.

7.

Del din kalender og oplysninger om din tilgængelighed, så alle kender dit dagsprogram og tydeligt kan se, om de kan få fat i dig eller ej.

1.

Indret et særskilt arbejdsområde. Det behøver ikke at være i et separat lokale, men sørg for at afgrænse det og fjerne så mange forstyrrende elementer såsom støj og rod, som det er muligt. Prøv at finde et sted med godt naturligt lys og god ventilation, og hvor du kan opretholde en ergonomisk arbejdsstilling.

2.

Opbyg gode vaner, der er med til at indramme arbejdsdagen. Det er så nemt at springe direkte ud af sengen og sætte sig foran skærmen i nattøj uden at spise morgenmad, men når du starter dagen med at tage et bad og skifte tøj, omstiller du dig samtidig også mentalt til at skulle på arbejde, og det er vejen til at opnå sunde arbejdsrutiner.

3.

Indret et virtuelt arbejdsområde. Uanset om det er internetforbindelsen, kommunikationssoftware eller adgangen til professionelt lydudstyr, der fungerer sammen med Teams, Zoom eller andre video- og kommunikationsplatforme, så er et velfungerende teknologisk økosystem nøglen til effektiv kommunikation og samarbejde.

4.

Hold kommunikationen i gang. Når man ikke kan være til stede fysisk, men i stedet må se daglige vaner og rutiner ændre sig hurtigt, er det vigtigt at finde nye måder at kommunikere med kollegerne på. Du kan angive en status i Slack eller Teams eller give de andre i teamet besked via e-mail om, hvornår du kan og ikke kan kontaktes.

5.

Pas på helbredet. Det kan være vanskeligt at finde det helt rigtige tidspunkt at holde pause på, og selv om en hjemmearbejdsplads kan være med til at skabe balance mellem arbejdstid og fritid, så kan det også være svært at logge helt af. Sørg for at sætte struktur på dagen og for at indbygge pauser.

6.

Sæt rammer sammen med familien og arbejdspladsen. Sørg for at få en klar aftale på plads med arbejdspladsen, så du ikke altid "er på", og opstil klare skillelinjer mellem arbejdstid og privat tid.