自宅を仕事場にする

1.

必ず上層部の指示を仰ぎます。テレワークは作業環境に大きな変化をもたらします。CEO などの経営役員を巻き込んで導入する必要があります。経営役員が適切なコーチングを受け、社内の模範となれるようにします。

2.

IT 部門と連携して、生産性、会議、コラボレーションのためのアプリケーションを導入し、デジタルによる完全にバーチャルな仕事環境を実現します。クラウド基盤を構築し、ネットワークを細かく監視することで、チームが共有のファイルやストレージ、ワークフロー管理ツール、コミュニケーションプラットフォームにアクセスできるようにします。

3.

テクノロジーツールを設定する。従業員が自宅に居ながら同僚やお客様と効率的に連絡をとり合えるよう、ソフトウェアやデジタルプラットフォームだけでなく、高性能な音声デバイスとビデオデバイスを揃えておく必要があります。

4.

ビデオを率先して使用してもらう。自宅スペースでビデオをオンにするのは気が引けるため、誰も率先してやりたがらないものです。ビデオを使用すると、信頼感が高まり、円滑にコミュニケーションをとれるため、会議時間を短縮できます。背景をぼかしたり、カスタマイズするためのオプションを使用してバーチャル背景にすれば、家の中や家族、愛犬も映さずに済みます。

5.

暗黙的に共有されている情報を明示的な知識としてチームで共有する。日々の業務は、口頭ではない、あるいは暗黙的にオフィスで交わされるたくさんの情報で成り立っています。すべての従業員が口頭以外で共有しているこれらの情報のガイドを作成しましょう。

• 人事部門の協力を得て、リモートワーカー向けに、成果ベースのパフォーマンスの測定方法を構築します。
• アクティビティにあてる時間と作業にあてる時間など、行動に関する明確な規範およびルールを策定し、これらをベンチマークとして成果を測定できる従業員を特定します。

1.

常に模範を示すようにし、フィードバックを受け付けて改善できる点を見つけていきます。モデルとなる行動を示し、それらを習慣付けていくことで、チームの不安や混乱を取り除くことができます。

2.

適応状況を各従業員に報告してもらいます。新しい環境への適応プロセスで個々の従業員が抱えている課題や個別の状況を把握した上で、パフォーマンスや成果を評価します。

3.

各リモートワーカーと、毎朝 10 ～ 15 分のビデオ通話を行います。大規模なチームの場合、20 分の会議をチーム全体で行うこともできます。これにより、日常的なコミュニケーションを維持できるだけでなく、就労時間の開始を知らせ、頭を仕事モードに切り替えることができます。

4.

誰もが同じ情報を共有し、対等な立場で互いに信頼し合あえるよう、チーム内でコミュニケーション方法を確立します。企業によって提供されたツールを使用するためのベストプラクティスやルールを確立するのは管理職の役目です。

5.

過度な干渉のマイクロマネジメントを行うよりも、結果を重視したモニタリングおよび管理を重視しましょう。パソコンの前に長時間いれば、生産性が高くなるとは限りません。設定した成果を収めるために、チームが効率的に自分の時間管理ができることを信頼する必要があります。

6.

チームが共有しているファイルやフォルダーにすべてのリモート従業員がアクセスでき、作業中のドキュメントは常に最新であるようにします。クラウドベースのファイルへのリンクを共有することで、誰でも最新版にアクセスできるようになります。

7.

カレンダーおよび稼働状況を共有して、チームに自分のスケジュールや、連絡可/不可の日を知らせます。

1.

仕事専用の場所を確保する。専用の部屋でなくてもかまいません。仕事のためのスペースを決めて、雑音や気が散る要因をできるかぎり取り除きます。自然光が入る、風通しのよい場所で、作業しやすい机を確保します。

2.

仕事モードに切り替えるための習慣を作る。パジャマのまま朝食もとらずに仕事を開始することもできますが、シャワーを浴びて、衣服を着替えることで、頭を仕事モードに切り替え、健康的な習慣を確立することができます。

3.

バーチャルな作業環境を整える。インターネット プロバイダー、コミュニケーション用ソフトウェア、Teams や Zoom などのテレビ会議プラットフォームで使用できる高性能な音声デバイスなど、テクノロジー エコシステムをうまく連携させることが円滑なコミュニケーションやコラボレーションを行うためのキーです。

4.

コミュニケーションできる状態をキープする。物理的に離れていて、一日の過ごし方もオフィスと自宅では異なるため、同僚やお客様との新しいコミュニケーションの方法を見つけることがとても重要です。Teams、メールなどを利用して、着席中や離席中などの状況を相手に知らせることができます。

5.

健康面に気をつける。テレワークはワークライフバランスの向上に貢献するものの、いつ休憩をとればいいか分からなくなり、パソコンの前から離れなくなってしまいがちです。一日の中でメリハリをつけ、必ず休憩をはさむようにしましょう。

6.

家族と仕事についてガイドラインを設定する。「常にオンライン」という状況にならないよう、仕事と家庭の境界をはっきりさせ、仕事に割り当てる時間と家族に割り当てる時間を明確に切り分けます。