Thuiswerken

1.

Doe zelf ook wat u anderen opdraagt. Thuiswerken brengt grote veranderingen met zich mee en moet ook door de hoogste baas worden omarmd. Zorg ervoor dat uw directeuren de juiste coaching krijgen en zelf het goede voorbeeld geven.

2.

Rust teams uit met digitale en volledig virtuele werkplek. Wijs samen met uw IT-teams toepassingen voor productiviteit, vergaderingen en samenwerking aan. Met de cloud als basis en een strak gemonitord netwerk moet u ervoor zorgen dat teams toegang hebben tot bestanden en opslag, evenals workflowbeheertools en communicatieplatforms.

3.

Uw technologische hulpmiddelen opstellen. Zorg ervoor dat uw medewerkers, naast software en digitale platforms, over professionele audio- en videoapparaten beschikken om te kunnen communiceren met hun collega's. Daarnaast hebben ze mogelijk andere hardware nodig voor effectieve communicatie vanuit huis.

4.

Eis een cultuur waarin video op de eerste plaats komt. Niemand wil de eerste zijn om de videofunctie aan te zetten vanuit zijn of haar woonruimte. Met video wint u sneller vertrouwen, verloopt de communicatie sneller en wordt er korter vergaderd. Met achtergrondvervaging of aanpassingsopties kunnen medewerkers zich voldoende op hun gemak voelen om te beslissen of hun huisdieren, kinderen of kunstwerken al of niet in beeld mogen komen.

5.

Met virtuele teams is het belangrijk impliciete informatie efficiënt om te zetten in expliciete kennis. Vaak is het zo dat de informatie die de basis vormt van soepel verlopende dagelijkse werkzaamheden onuitgesproken of impliciet is en dat deze in een kantooromgeving is aangeleerd. Creëer een gids voor deze onuitgesproken sociale codes die voor alle medewerkers gelden.

• Stel samen met uw HR-mensen duidelijke, op resultaten gebaseerde verwachtingen van prestatiemetingen op voor thuiswerkers.
• Stel duidelijke gedragsnormen en verwachtingen op, zoals activiteiten en werkuren, en gebruik deze als maatstaf volgens welke medewerkers kunnen werken en kunnen worden gemeten.

1.

Geef altijd het goede voorbeeld en stel feedbackmogelijkheden in om verbeterpunten op te sporen. In deze onzekere tijden kunt u het goede voorbeeld geven in gedrag, gewoonten versterken en uw team op zijn gemak stellen.

2.

Kijk hoe het met uw medewerkers gaat en hoe ze de veranderingen ervaren. Zorg ervoor dat u hun individuele uitdagingen in het aanpassingsproces begrijpt en houd rekening met hun persoonlijke omstandigheden wanneer u hun prestaties en resultaten bekijkt.

3.

Maak elke ochtend tijd vrij voor een kort videogesprek van 10-15 minuten met elke thuiswerker. Als u leiding geeft aan een groot team, kunt u een gesprek van 20 minuten met het hele team organiseren. Dat houdt niet alleen de dagelijkse communicatie gaande, maar markeert ook het begin van elke werkdag en zorgt voor een werkmentaliteit.

4.

Stel regels voor communicatiegedrag binnen uw team op om vertrouwen en een gevoel van gelijkwaardigheid te waarborgen en kliekvorming tegen te gaan. Uw bedrijf heeft u de hulpmiddelen gegeven, maar een manager moet best practices vaststellen en verwachtingen voor gebruik instellen.

5.

Vermijd micromanagen en focus op monitoren en beheren van resultaten. Online aanwezigheid is geen indicatie van productiviteit en u moet op uw team vertrouwen dat zij hun tijd effectief indelen om de door u gestelde resultaten te behalen.

6.

Zorg ervoor dat gedeelde teambestanden en -mappen toegankelijk zijn voor alle medewerkers die thuis werken en dat werkdocumenten altijd up-to-date zijn. Koppelingen naar bestanden in de cloud delen zorgt ervoor dat iedereen aan de meest recente versie werkt.

7.

Deel uw agenda en beschikbaarheid, zodat iedereen op de hoogte is van uw planning en wanneer u bereikbaar bent.

1.

Wijs een speciale werkruimte aan. Dit hoeft geen aparte ruimte te zijn, maar wijs uw werkplek aan en zorg voor zo min mogelijk afleiding, zo ver mogelijk weg van lawaai en rommel. Probeer een plek te vinden met natuurlijk licht, goede ventilatie en een ergonomisch werkvlak.

2.

Breng gewoonten tot stand die uw werkdag bepalen. Het is maar al te gemakkelijk om zonder ontbijt in pyjama achter de computer te gaan zitten, maar als u eerst een douche neemt en u verkleedt, stelt u zich mentaal in op een werkdag en stelt u gezonde routines in.

3.

Uw virtuele werkruimte inrichten. Internetproviders, communicatiesoftware of professionele audio die werkt met Teams, Zoom of andere video- en communicatieplatforms, het maakt niet uit welke u gebruikt, maar een functioneel technologisch ecosysteem is onmisbaar voor communication en samenwerking.

4.

Blijf communiceren. Zonder fysieke aanwezigheid en met veranderende dagelijkse gewoonten en routines wordt het belangrijker om nieuwe manieren te vinden om met uw collega's te communiceren. Als u wilt laten wanneer u wel of niet bereikbaar bent, kunt u een status instellen of teamleden op de hoogte stellen via Slack, Teams of e-mail.

5.

Let op uw gezondheid. Soms kan het voelen alsof er helemaal geen tijd is voor een pauze en ook al kan thuiswerken goed zijn voor een evenwichtig werk- en privéleven, het kan ook moeilijker zijn om ervan los te komen. Geef uw dagen structuur en vergeet geen pauzes in te lassen.

6.

Stel richtlijnen voor uw gezinsleden en uw werk op. Maak aan uw werk duidelijk waar de grenzen liggen en zorg ervoor dat u niet altijd bereikbaar bent.