Arbeta hemifrån

1.

Se till att det kommer från toppen. Distansarbete innebär stora förändringar och kräver träning och engagemang både av vd och ledningsgrupp. Se till att dina chefer får rätt coachning och att de lever som de lär.

2.

Ge dina team digitala och helt virtuella arbetsplatser. Välj ut program för produktivitet, möten och samarbete med dina IT‑team. Med en molnlösning på plats och ett noga övervakat nätverk, säkerställ att teamen kan nå delade filer och delad lagring liksom kommunikationsplattformar och verktyg för att hantera arbetsprocesserna.

3.

Arrangera dina teknikverktyg. Se till att dina anställda har professionella ljud‑ och videoenheter utöver mjukvaruplattformar och digitala plattformar så att de kan ansluta till sina kolleger. Se också till att de har all hårdvara som behövs för att kommunicera effektivt hemifrån.

4.

Uppmuntra en videobaserad kultur. Att sätta igång video i en hemmiljö kan kännas avskräckande och ofta vill ingen vara först ut. Video ökar tilliten och förbättrar kommunikation och skapar kortare mötestider, och med möjligheten att sudda bakgrunden eller göra skräddarsydda val kan de anställda styra om deras hundar, barn och väggkonst syns för övriga mötesdeltagare.

5.

Omvandla inneboende information till uttrycklig kunskap effektivt i dina virtuella teams. Informationen som är grunden för den dagliga driften är ofta outtalad eller antydd och inlärd i en kontorsmiljö. Skapa en guide för dessa outtalade sociala koder som gäller alla medarbetare.

• Tillsammans med HR, formulera tydliga och resultatbaserade förväntningar på distansarbetarna.
• Skapa tydliga beteendemässiga normer och förväntningar, som när det gäller aktiviteter och arbetstider, och använd dem som en måttstock som de anställda kan använda och jämföras emot.

1.

Lev alltid som du lär och arrangera möjligheter för feedback för att hitta områden för förbättringar. Du kan förändra beteenden, förstärka vanor och göra ditt team bekvämt i dessa oroliga tider.

2.

Ta emot individuella rapporter och ta reda på hur folk har det. Se till att du förstår deras individuella utmaningar under införandeprocessen och ta hänsyn till deras personliga situation när du hanterar prestation och utfall.

3.

Håll ett kortvideosamtal på 10 – 15 min i början av varje dag med alla distansarbetare. Om du styr ett stort team kan du ha ett 20 minuter långt standup‑möte med hela teamet. Det håller den dagliga kommunikationen i gång, markerar starten på varje ny arbetsdag och ingjuter en arbetsmentalitet.

4.

Ange kommunikativa beteenden inom dina team, för att skapa tillit och en känsla av jämlikhet samt för att motverka negativ gruppdynamik. Ditt företag har givit dig verktygen men du som chef måste etablera de bästa metoderna och användarnas förväntningar.

5.

Undvik att detaljstyra, och fokusera hellre på att övervaka och hantera resultat. Närvaro online är inte ett tecken på produktivitet och du måste kunna lita på att ditt team hanterar sin tid effektivt för att leverera målen du satt upp.

6.

Säkerställ att delade teamfiler och foldrar är tillgängliga för alla distansarbetare och att arbetsdokumenten alltid är uppdaterade. Delade länkar till molnbaserade filer säkerställer att alla arbetar på den senaste versionen.

7.

Dela din kalender och tillgänglighet så att människor känner till dina tider och när de kan nå dig och inte.

1.

Etablera en avsedd arbetsplats. Det måste inte vara ett separat rum, men definiera din arbetsplats och gör den så fri från distraktioner som möjligt, utan buller och röra. Försök att hitta en plats med dagsljus, bra ventilation och ergonomisk arbetsyta.

2.

Skapa vanor för att etablera din arbetsdag. Det är lätt att börja arbeta i pyjamas utan att ha ätit frukost, men genom att duscha och ta på dig kläder blir du mentalt förberedd på en arbetsdag samtidigt som du skapar hälsosamma rutiner.

3.

Arrangera din virtuella arbetsplats. Oavsett det gäller internetleverantörer, kommunikationsprogramvara eller professionella ljudlösningar som fungerar med Teams, Zoom eller andra plattformar för video och kommunikation, så är ett fungerande tekniskt ekosystem avgörande för att du ska kunna kommunicera och samarbeta.

4.

Fortsätt kommunicera. Utan fysisk närvaro och med ändrade dagliga vanor och rutiner är det ännu viktigare att hitta nya sätt att kommunicera med dina kollegor. Du kan ange en status eller använda Slack, Teams eller e‑post för att låta teammedlemmarna veta när du är tillgänglig och inte.

5.

Ha koll på din hälsa. Det kan lätt kännas som om det aldrig är rätt läge att ta en paus, och även om distansarbete kan hjälpa dig med balansen mellan arbete och privatliv, så kan det också göra de båda svåra att särskilja. Behåll strukturen under dina dagar och se till att planera in pauser.

6.

Sätt upp riktlinjer med din familj och ditt arbete. Etablera tydliga gränser gentemot arbetet för att se till att du inte alltid är tillgänglig och att du har en tydlig övergång från arbete till fritid.